Geplaatst op Geef een reactie

29 tips om betere offertes te maken

Tips voor betere offertes

Frustratie?

Werken aan sales voorstellen of offertes kan enorm frustrerend zijn. Je besteed veel tijd aan het schrijven van teksten en worstelt met de lay-out. Dan moet je nog klantgegevens overtypen, relevante referenties en casestudies verzamelen en code kloppen in Excel om de prijzen uit te rekenen.

Uiteindelijk verstuur je het voorstel om vervolgens niets terug te horen!

Ondanks al deze frustraties maken we offertes en sales proposals al jaren op dezelfde manier en is het een onvermijdelijk onderdeel van het verkoopproces. Maar in deze verkoopdocumenten kan nog het nodige geïnnoveerd worden. Jouw prospects worden steeds vaker gebombardeerd met sales en marketing berichten. Daarom is het nog belangrijker geworden om op te vallen en relevant te zijn voor je potentiele klant!

Als jij regelmatig betrokken bent bij het maken van dit soort documenten, dan zijn deze tips voor jou!
Maak betere voorstellen, en zorg dat de tijd die jij investeert de moeite waard is!

Focus op de prospect

Je hebt vast weleens een presentatie gezien tijdens een event waarbij de spreker begint uit te leggen wie hij is, waar hij werkt, wat ze daar allemaal doen, welke klanten ze hebben en ga zo maar door, zucht… Voordat het interessant wordt ben je 10 minuten verder.

Veel liever horen we direct vanaf het begin een inspirerend verhaal en worden we betrokken in het verhaal. Dan is het veel eenvoudiger om de aandacht erbij te houden. Hetzelfde principe geldt ook voor offertes en sales proposals. Er bestaat echt geen ongeschreven regel die zegt dat je met een standaard introductie moet starten over jouw organisatie en de complete geschiedenis van je 100-jaar oude bedrijf uiteen moet zetten.

Start je voorstel altijd eerst met teksten die iets uit de belevingswereld van de prospect verteld. Mensen lezen graag een verhaal over zichzelf en alles wat daaruit voorkomt.

Bedank de klant! ­­

Lijkt voor de hand te liggen, maar wordt toch nog weleens vergeten. Zorg dat je de potentiele klant bedankt voor zijn of haar tijd en dat je het enorm waardeert dat je de kans hebt gekregen om het voorstel te bespreken.

Vermijd standaardteksten

Lekker makkelijk natuurlijk maar standaardteksten kunnen geforceerd en kunstmatig overkomen. Een onpersoonlijke toenadering maakt vaak weinig indruk en zal zeker niet bijdragen aan een goed gevoel bij de prospect om voor jou te kiezen. Je hoeft niet elke tekst te personaliseren, maar zorg voor een goede balans en lees de standaard teksten nog eens goed door of ze wel relevant zijn voor de prospect. Uiteraard adresseer je de prospect met eigen naam en gebruik je een persoonlijk aanhef in plaats van “Geachte heer/mevrouw” of “Gewaardeerde klant”. Schrijf ook meer zoals je praat, zodat je een warme en oprechte indruk achterlaat bij je lezer.

Houd het simpel!

Voorkom verwarring! Vermijd gebruik van moeilijke woorden en lange zinnen die niemand begrijpt. Wellicht verkoop je complexe oplossingen die zeer technisch zijn en moeilijk te begrijpen. Maar je prospect wil vaak alleen weten hoe je de problemen gaat benaderen en wil net genoeg informatie ontvangen om een goede beslissing te kunnen nemen. Dus geen pagina’s vol met technisch jargon en details over elke taak die je gaat uitvoeren.

Creëer een deadline

Het maakt niet uit of het een echte deadline is of dat je er een verzint, als je er maar een hebt. Een deadline verhoogt de respons door een gevoel van urgentie te creëren.

Gebruik als basis een waardepropositie

Veel te vaak zien we nog voorstellen die focussen op het product en wat men precies bij potentiele klant gaat doen en opleveren. Dergelijk voorstellen bevatten vaak lijsten met features van het product of dienst dat aangeboden wordt. Maar is dat wel wat jouw prospect nodig heeft?

Door een waardepropositie te formuleren zorg je dat verkoopteksten perfect passen bij jouw klant. De waardepropositie zorgt ook dat ze bij jou willen kopen in plaats van bij de concurrent. Het dient als basis voor al je verkoopteksten en gesprekken. Een goed uitgewerkte waardepropositie geeft je alle munitie om de klant te overtuigen om te kopen.

Los problemen op!

Het beste wat je kan doen om meer deals binnen te halen is een grondige analyse van de problemen van je prospects te maken. Het voorstel kan dan gaan over hoe je die problemen gaat oplossen! Structureer je voorstel dan ook zo, dat je de uitdagingen van je prospect uiteenzet en laat zien hoe jij ze gaat oplossen en tot welk succes dit gaat leiden.

Verkoop voordelen, geen productkenmerken

Zoals eerder genoemd doen veel verkopers niets liever dan productkenmerken opnoemen en bespreken. Maar je potentiele klant wil graag weten welke voordelen het hem of haar oplevert. Als je productkenmerken opsomt, noem dan in ieder geval de voordelen voor de klant erbij.

Bewijs het maar! Gebruik succesverhalen, referenties en casestudies

Weinig spreekt meer aan dan een tevreden gebruiker van jouw dienst of product. Zorg wel dat je een overeenkomst hebt voordat je de naam van een organisatie of persoon gaat gebruiken. Zorg dat je succesverhalen hebt die je kan invoegen in het voorstel. Alle potentiele klanten willen weten hoe jij waarde toevoegt en zorgt voor een positieve return on investment. Je succesverhalen zijn de beste manier om je voorstel geloofwaardig te maken. Het effect is nog groter als de verhalen in dezelfde industrie liggen als de potentiele klant.

Zet je voorstel online

In de huidige digitale wereld is een elektronische variant van een voorstel wel logisch, maar dan bedoel ik niet een pdf´je die je via een e-mail bijlage verstuurd. Door online documenten te gebruiken kan je veel nieuwe voordelen benutten zoals elektronisch ondertekenen, document analytics, online betalen, eenvoudig delen van content, chatten met collega’s en de prospect binnen het document en nog veel meer.

Door documenten online aan te bieden verkort je ook de sales cycli waardoor je sneller inkomsten kan genereren. Het duurt gemiddeld 29 dagen om een hard-copy getekend terug te krijgen, terwijl een online aangeboden voorstel maar 18 dagen nodig heeft! Verder winnen online voorstellen 18% vaker!

Maak het eenvoudig voor je klanten!

Zorg dat je prospect digitaal kan ondertekenen

Maak het eenvoudig voor de klant om direct te ondertekenen. Door met online documenten en een digitale handtekening te werken voorkom je dat de klant een documenten moet printen, tekenen, inscannen en versturen.

Een handtekening is ook meteen een “call to action”, een vervolg stap die je prospect de mogelijkheid geeft eenvoudig verder te gaan in het verkoopproces. Zonder zo’n vervolg stap kan een voorstel snel in de ijskast belanden. Maak het eenvoudig voor de klant om te ondertekenen!

digitaal-ondertekenen

Geef de mogelijkheid direct te bestellen

Stuur een bestelformulier mee, het liefst in een digitaal formaat en ingevoegd in het voorstel. Door het bestel document te digitaliseren voorkom je dat offertes en voorstellen veel revisies nodig hebben. Dit bespaart je veel tijd en heen-en-weer e-mailen!  Door optionele producten aan te bieden en de mogelijkheid te geven om hoeveelheden aan te passen, realiseer je meer up-selling!

bestellen in offerte

Opvolgen!

Als je geen goede reactie hebt gehad na 3 tot 5 dagen dan pak je de telefoon voor een opvolggesprek. Vraag of alles goed ontvangen is en of er nog vragen zijn. De prospect heeft het voorstel wellicht wel gezien, maar mogelijk aan de kant geschoven vanwege andere prioriteiten. Door een vriendelijk en niet al te opdringerig telefoontje kan jij net even die herinnering zijn die nodig is. Probeer tijdens dit gesprek een vervolgafspraak te maken om later verder te spreken over het voorstel.

Video in offerte voorstel

Integreer video

Door video in je documenten te gebruiken maak je het eenvoudig en leuk voor je potentiële klanten om informatie tot zich te nemen. Je kan met de juiste content vertrouwen scheppen en jouw organisatie op een professionele manier presenteren. Video zorgt voor een hogere conversie, maar gebruik van video in verkoopdocumenten is helaas nog lang niet altijd vanzelfsprekend.

Persoonlijke video

Begin je documenten met een korte persoonlijke video waarin je de klant groet, bedankt voor haar/zijn tijd, en jij het voorstel kort uiteenzet. Hierdoor krijgt het voorstel een gezicht en voelt de klant zich meer verbonden met jouw organisatie. Zo’n video is voor elk voorstel uniek, maar kan al in een paar minuten gemaakt worden. Het hoeft geen Hollywood-productie te zijn, met je telefoon of laptop maak je al snel een video die goed genoeg is. Soms moeten verkoopmedewerkers een drempel over om hun eerste video te maken, want bijna niemand ziet zichzelf graag terug op video. Door het veel te doen wordt het steeds makkelijker en wordt het eindresultaat steeds beter. Voor je het weet is het een standaard onderdeel van de dagelijkse routine.

Persoonlijke video in offerte

Company Video

Waar staat jouw organisatie voor, wat doen jullie en wie zijn de mensen achter de organisatie? Klanten zijn niet geneigd grote lappen tekst te lezen, maar ze willen wel weten met wie ze zaken gaan doen. Video nodigt uit om snel en eenvoudig informatie op te doen. Laat jouw organisatie zien in een korte video van 30 tot 60 seconden. Geef de potentiële klant een positieve indruk, geef vertrouwen en toon persoonlijkheid. Investeren in een goede bedrijfsvideo is zeker de moeite waard, maar meestal niet goedkoop. Daarom moet je de video content kunnen hergebruiken. Denk aan de website, presentaties, social media, landingspagina’ en natuurlijk in sales documenten.

Product Video

Video is de perfecte manier om je product op een visuele manier te tonen aan de potentiële klant. Een productvideo werkt soms net zo goed als een demo. Natuurlijk komen de mooiste features voorbij, maar vergeet niet hierbij de voordelen voor de klant te noemen. De klanten zijn in principe niet interesseert in je product, maar in de waarde die het toevoegt voor hun eigen organisatie. Voer de producteigenschappen aan als bewijs dat het voordelen oplevert. Bedenk goed voor wie de productvideo bedoeld is en pas de inhoud hierop aan. Verpak de productvideo in een goed verhaal zodat het meer aanspreek.

Wees snel!

De gemiddelde verzendtijd na de aanvraag van een winnend voorstel is 2,7 dagen. Bij een verliezend voorstel was de gemiddelde verzendtijd na aanvraag 3,4 dagen. Dus hoe sneller je het voorstel bij de prospect bezorgt, hoe groter de kans op succes!

Benoem de risico’s die je wegneemt

Benoem ook zeker de risico’s die je wegneemt met jouw product/dienst. Mensen zijn geneigd harder te lopen om risico’s te voorkomen dan om voordelen te behalen.

Houd het kort

Het merendeel van alle voorstellen zijn veel te lang! De beslisser bij je potentiele klant heeft het ook druk. Wees dus niet verbaast als je prospect het document alleen snel doorbladert en belangrijke informatie overslaat. De oplossing is eenvoudig: Houdt het voorstel zo kort mogelijk en maak snel je punt. Probeer in één of twee pagina’s de kern van je voorstel uiteen te zetten. De verplichte juridische onderdelen of details kunnen altijd daarna nog aan bod komen of als bijlage toegevoegd worden. Zorg dat alle tekst relevant en beknopt is. Vertel alleen over de onderdelen die voor de klant belangrijk zijn. En zorg dat de belangrijkste inhoud in de eerste 2 pagina’s vermeld wordt. ­Door het kort te houden is de kans groter dat prospects het hele document zullen lezen.  

Voorstellen korter dan 5 pagina’s hebben 31% meer kans om te winnen

Gebruik veel titels en koppen

Als je dan toch een uitgebreid voorstel moet versturen, gebruik dan veel titels en koppen zodat het eenvoudig is voor prospects om snel informatie terug te vinden.

Gebruik visualisaties

Een foto zegt meer dan 1000 woorden! Door afbeeldingen toe te voegen die je inhoud ondersteunen kan je de hoeveelheid en complexiteit van de tekst verminderen. Maak dus veel gebruik van foto’s, tekeningen, diagrammen, grafieken en tabellen.

Gebruik witruimtes

Je schrikt lezers af met grote lappen tekst. Schrijf korte alinea’s en gebruik bullets en genummerde lijsten. Geef de lezer een overzichtelijk en rustig ogend document.

Layout Offerte

Maak een mooie cover

Een eerste indruk van je voorstel is heel belangrijk. De titel en de cover moet je prospect aanpreken. Plaats ook de beslissingsdatum op de cover in plaats van de verzenddatum. Hiermee dwing je jezelf ook te vragen wanneer de beslissing wordt genomen.

Schrijf een pakkende titel

Titels hebben veel meer impact bij web content en marketing/sales e-mails dan bij een voorstel. Maar bedenk goed hoe je het voorstel naar de prospect verstuurt. Als je een e-mailtje snel afraffelt of spelfouten maakt, laat dit een slechte indruk achter. Zorg dat je een sterk aansprekend onderwerp gebruikt in de e-mail en als titel op de voorpagina. En zorg dat de e-mail of begeleidende brief een persoonlijke boodschap bevat.

Offerte Cover Page

Geef altijd 3 opties

De meeste voorstellen geven maar één optie of oplossing. Dit is een gemiste kans. In plaats van slechts één optie aan te bieden waarover jouw prospect een beslissing moet nemen, moet je hem of haar meerdere keuzes geven. Dit heeft drie belangrijke voordelen.

  • Ten eerste kan je een duurdere optie uit een hoger segment toevoegen. Dit leidt soms onverwacht tot een verkoop van deze duurdere optie!
  • Door een duurdere optie toe te voegen lijkt de optie die je eigenlijk wil aanbieden een betere deal.
  • En je creëert een gevoel van keuzevrijheid voor je prospect, waarmee je kan voorkomen dat ze op zoek gaan naar alternatieve mogelijkheden van andere aanbieders.

3 keuzen in offertes

Door meerdere opties te geven speel je in feite zelf de concurrent. Prospects willen altijd het gevoel hebben dat ze iets te kiezen hebben. En omdat je die keuzes geeft, is de kans kleiner dat ze ergens anders shoppen.

Maak er een contract van

Zorg dat in elk voorstel de mogelijkheid zit om het te ondertekenen. Dit is een eenvoudige manier om de kans te verhogen dat de klant zaken met je gaat doen. Als de verkoop complex is, kan je altijd later nog een gedetailleerder contract uitwerken. Maar idealiter is je voorstel ook meteen het contractuele document.

contract overeenkomst

Geef niet direct korting weg

Hanteer altijd de standaardprijzen in je eerste voorstel. Als je direct korting geeft op je producten/diensten zeg je in feite dat ze de standaardprijs niet waard zijn! Geef nooit direct kortingen weg tenzij dat van tevoren is afgesproken. En zorg dat je er altijd iets voor terug krijgt, zoals informatie over het beslisproces of overeenstemming over de data dat er getekend gaat worden. Je kan ervan uit gaan dat je prospect nog 3x terugkomt voor aanpassingen van prijs of inhoud. Je moet dan altijd nog iets achter hand hebben om aan je prospect te geven.

kortingen in offertes

Voeg een organisatieschema toe

Maak een schema van de personen binnen jouw organisatie die betrokken zullen zijn bij de klant. Voeg ook foto’s, e-mailadressen en mobiele nummers toe. Hierdoor leg je nadruk op de toegankelijkheid van de belangrijkste personen in jouw organisatie. Door ook support en servicemedewerkers toe voegen scoor je extra punten bij je prospect!

Vermijd modewoorden en clichés

Te veel teksten staan vol met clichés en te veel gebruikte modewoorden.

“Bij ons bedrijf staan service en kwaliteit hoog in het vaandel.”
Waar niet? En als een bedrijf niet “oplossingsgericht” is, zijn ze dan op zoek naar problemen?

Hoe vaak heb je niet gelezen over laaghangend fruit, win-win situaties of dat iets enorm efficiënt en effectief is. Deze teksten geven weinig inspiratie en zorgen voor slaperige blikken. Clichés zijn bij het schrijven van teksten over het algemeen moeilijk te vermijden. Als je maar niet te veel overdrijft zal niemand problemen hebben met enkele afgesleten vergelijkingen. Maar probeer de slaapverwekkende nietszeggende varianten zoals deze te voorkomen:

“Met een klantvriendelijke service bieden wij oplossingen op maat. Wij leveren betrouwbare specialisten die net dat stapje meer zetten en altijd voor u klaar staan. Voor dé oplossing van de toekomst, bent u bij ons aan het juiste adres!”

Cliche

Tot slot

Goede voorstellen en offertes maken het verschil tussen het winnen of verliezen van een deal. Met een goed uitgewerkte waardepropositie creëer je veel eenvoudiger teksten voor je voorstel waarmee je klanten overtuigt om te kopen. Je vergroot niet alleen de slagingskans, maar ook de gemiddelde grootte van de deal. Door gepersonaliseerde offertes te versturen die er niet alleen mooi uitzien maar ook leuk zijn om te lezen zal je potentiele klanten eerder voor je winnen. Als je de doorlooptijd ook nog kan verkorten door het makkelijker te maken voor jouw prospect om “Ja” te zeggen, dan heb je alles in huis om meer inkomsten te genereren en klanten langer aan je te binden!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *